Time management tips voor beleidsteams [3 TIPS] - De Beleidsexpert
Drie time management tips voor beleidsteams
3 december 2018 

Drie time management tips voor beleidsteams

Veel beleidsmedewerkers hebben het druk. Net als hun collega’s. Voor beleidsmakers die samenwerken in een team in dit artikel drie tips om beter met je tijd om te gaan en meer tijd over te houden.

Download ons e-boek ‘Blauwdruk voor een succesvolle beleidsmaker’.

Time management tip 1: Schrap je to-do’s

De belangrijkste time management tip is om regelmatig zoveel mogelijk werk van je to do lijst te schrappen.

Tijdens de meeste vergaderingen voeg je meestal juist meer taken aan je workload toe.

Maar: mijn tip is dus om ook regelmatig heel kritisch te kijken: “wat kan er allemaal van mijn takenlijst af?”. En kijk dan ook echt of eerder bedachte taken nog zinvol zijn.

Hiermee voorkom je dat je taken “nog maar even op je to-do lijstje laat staan.” Ook als je eigenlijk stiekem al weet dat die taak toch niet zo zinvol is, of simpelweg geen prioriteit heeft.

Bij twijfel: taken altijd van je lijst schrappen.

Mocht de wereld wel vergaan doordat je een taak geschrapt hebt, dan hoor je het meestal vanzelf wel.

Tijdens een ‘schrap-moment’ is het verboden om nieuwe taken aan je lijst toe te voegen. Als er taken zijn die je echt niet kunt schrappen, kijk dan of er misschien een alternatieve aanpak is die minder tijd kost. Wellicht kun je hetzelfde doel op een andere manier bereiken.

Het schrappen van to-do’s kun je alleen doen, of samen met je collega’s. Je weet waarschijnlijk zelf het beste welke van deze twee opties het beste resultaat gaat opleveren.

Download ons e-boek ‘Blauwdruk voor een succesvolle beleidsmaker’.

Time management tip 2: Taken anders verdelen

Voor de tweede tip heb je je collega beleidsmakers nodig. Deze tip gaat namelijk over kijken of je de taken onderling anders kunt verdelen.

Vaak zijn in een team of in een organisatie met meerdere beleidsmedewerkers de beleidsthema’s op inhoud verdeeld.

En dat kan heel goed werken.

Maar: waarom zou je niet overwegen om op basis van vaardigheden de taakverdeling opnieuw vast te stellen?

Misschien is één collega wel goed in het doen van onderzoek. Dan weet die collega waarschijnlijk precies waar hij alle cijfers – tot op de komma nauwkeurig – op de website van het CBS kan vinden. En hoe daar een mooie figuur of grafiek van te maken is.

Als jij zelf daar altijd uren mee zit te prutsen, ligt hier een kans om tijd te besparen.

Misschien vindt een andere beleidsmedewerker uit jouw team het leuk om in gesprek te gaan met burgers, politici en met andere belanghebbenden en is er iemand anders die een geboren schrijver is.

Dan zou natuurlijk ideaal zijn om de taken op een heel andere manier te verdelen.

Download ons e-boek ‘Blauwdruk voor een succesvolle beleidsmaker’.

Handige oefening om taken te herschikken en zo tijd te besparen

Een eenvoudige oefening die je hiervoor kunt doen is de volgende: laat alle leden van je team de vijf leukste en minst leuke onderdelen zijn van hun werk opschrijven.

Vervolgens kun je taken gaan herschikken.

Misschien heb je zelf wel onderdelen op het lijstje ‘leuk’ gezet, terwijl een collega liever van diezelfde taak af wil.

Door meer te doen waar je goed in bent gaat je werk vanaf dat moment een stuk makkelijker.

Time management tip 3: Afleidingsvrije momenten samen blokken

Een derde time management tip voor beleidsmedewerkers is om afleidingsvrije tijd in te plannen. Blok gewoon een aantal uren in je agenda om geconcentreerd werk te kunnen doen.

Deze tip wordt veel gegeven in timemanagement cursussen, maar meestal niet goed toegepast.

Ik was laatst bijvoorbeeld bij een organisatie waar medewerkers ook deze tip hadden gekregen én uitgevoerd.

Download ons e-boek ‘Blauwdruk voor een succesvolle beleidsmaker’.

Op zichzelf is dat natuurlijk hartstikke goed.

Het probleem was echter dat elke medewerker andere momenten in zijn of haar agenda had geblokt. Zo werd het wel heel moeilijk om nog momenten te vinden om gezamenlijk een overleg te plannen. Al snel bleek het hele systeem niet te werken. Collega’s blijven gewoon bij elkaar binnenlopen, ook als de agenda geblokt is.

Een beter alternatief is als team – of zelfs als hele organisatie – gezamenlijk afleidingsvrije momenten te plannen. Dan weet iedereen waar je aan toe bent, is het tijdens die momenten ook echt stil op de afdeling en blijft er genoeg tijd over om op andere momenten samen te overleggen.

Doe meer met De Beleidsexpert

  1. Download onze e-boeken voor succesvolle beleidsmakers.
  2. Bezoek onze seminars en trainingen
  3. Bekijk de voordelen van het lidmaatschap van De Beleidsexpert.
Reactie plaatsen

Cookies